ZORGINNOVATIE
Juli 2023
10 min. read
Hoe deze zorgprofessional de administratielast verminderd door zorginnovatie.
Al jaren neemt de druk op de zorgprofessionals over de hele wereld toe met een vergrijzende bevolking, toegenomen documentatievereisten met daaropvolgend een wereldwijde pandemie. Documentatiebelasting draagt ook aanzienlijk bij aan uitputting en burn-out. Als GGZ-psycholoog heb ik ervaren hoe het is om steeds meer tijd kwijt te zijn met administratieve handelingen wat ten koste gaat van het werkplezier. Nu ervaar ik de verlichting die een zorginnovatie teweeg kan brengen voor zorgprofessionals binnen hun organisatie.
Van theorie naar praktijk
Tijdens mijn psychologieopleiding aan de Rijksuniversiteit Groningen, volgde ik vakken met onderwerpen als neuropsychologie, klinische psychologie en statistieken. Mijn stage bij een kleine GGZ-praktijk was een openbaring, en niks tijdens de opleiding had mij hierop voorbereid: ik kwam erachter dat veel administratieve processen inefficiënt en handmatig werden uitgevoerd. Vragenlijsten werden handmatig uitgewerkt en papieren administratie was de norm. Ik dacht dat dit een uitzondering was, maar toen ik mijn loopbaan voortzette bij diverse GGZ-instellingen, groot en klein, zag ik hetzelfde patroon: het leek lastig om de GGZ goed te kunnen laten integreren met moderne technologie. Systemen die beschikbaar waren, waren vaak niet goed op elkaar afgestemd, wat leidde tot handmatig overzetten van informatie. Huisartsenbrieven kwamen per fax binnen en werden handmatig in het EPD ingevoerd. Het verkrijgen van volledige patiëntverslagen van andere GGZ-instellingen kon weken duren en kwamen per post. Het was duidelijk dat er ruimte was voor verbetering en efficiëntie in de administratieve processen binnen de GGZ.
Van praktijk naar techniek
Na een aantal jaren begon ik steeds meer te beseffen dat ik ongeveer de helft van de tijd kwijt was aan administratie. Hoewel administratie erg belangrijk is in de GGZ, stuitte de hoeveelheid mij tegen het zere been en werd mijn werkplezier steeds minder. Uiteindelijk was de administratie zo’n blok aan mijn been dat ik ander werk ben gaan zoeken. Vervolgens heb ik een carrière switch gemaakt en heb ik gekozen voor een baan in de IT, waarbij ik aan de achterkant van de (administratie)systemen zit in tegenstelling tot voorheen. Via een omscholingstraject van Make IT work ben ik in aanraking gekomen met Dynamics4Healthcare. Eindelijk kon ik een bijdrage leveren aan een probleem waar ik zo lang tegenaan ben gelopen.
De techniek achter de oplossing
Één van de eerste producten waarmee ik in aanraking kwam bij Dynamics4Healthcare is Dragon Medical One (DMO), ontwikkelt door Nuance. DMO is een stuk software wat ervoor zorgt dat ik tegen mijn computer kan praten en de tekst die ik spreek verschijnt vervolgens op mijn computer. Ik kan redelijk snel typen, maar ik kan nog sneller praten. Al vlot was ik (met veel plezier) fictieve administratie aan het doen. In het verleden heb ik ook wel eens spraak-naar-tekst diensten gebruikt, maar de nauwkeurigheid was over het algemeen niet toereikend. DMO is specifiek gemaakt voor medisch gebruik, en zelfs het binnensmonds uitspreken van “benzodiazepine” wordt vlekkeloos omgezet in getypte tekst.
Het dicteren van tekst is niet het enige wat DMO kan. Zo kan ik binnen een elektronisch patiënten-/cliënten dossier (EPD/ECD) navigeren met mijn stem. Ik zeg bijvoorbeeld “ga naar behandelplan” en het EPD navigeert naar het tekstveld waar ik een behandelplan kan invoegen. Mijn muis en toetsenbord heb ik daar niet voor nodig. Met een volgend spraakcommando “behandelplan invoegen” laad ik een leeg template in voor een behandelplan. Met mijn stem navigeer ik door de velden, en dicteer ik wat er in het behandelplan dient te komen. Voor de beeldvorming; met mijn toetsenbord deed ik er 4 minuten en 32 seconden over, en met DMO deed ik er 1 minuut en 32 seconden over. Dat is ongeveer 3 keer zo snel en ik hoefde geen typfouten meer te verbeteren. Vaak vroegen cliënten mij om een kopie van de aantekeningen. Met het stemcommando “mail naar cliënt” wordt de tekst van het behandelplan geselecteerd, gekopieerd naar een nieuwe mail in Outlook, en de mail kan verstuurd worden.
De toekomst van zorginnovatie
Mijn houding richting administratie is de afgelopen periode een stuk positiever geworden. De toekomst ziet er rooskleurig uit en ik heb er alle vertrouwen in dat ik mijn oud-collega’s in de GGZ kan helpen om de administratielast te verminderen, in tijd, maar ook in plezier. En het mooie is dat DMO nog maar het topje van de ijsberg is. De ontwikkelingen gaan snel en de volgende versie van DMO van Nuance staat al op de planning. In deze versie zou het mogelijk zijn om een groot deel van de administratie te automatiseren. De computer luistert naar het gesprek en maakt automatisch een samenvatting. Achteraf even kijken of er nog iets mist en klaar. In plaats van een kwartier administratie na elke cliënt, kun je even op adem komen of bijvoorbeeld een extra cliënt zien.
Deze blog is geschreven door Eelke Mulder, Dynamics4Healthcare consultant en voormalig GGZ-psycholoog. Is uw zorgorganisatie ook toe aan zorginnovatie? Voor meer informatie of een demo van Dragon Medical One helpen wij u graag verder via [email protected] of +31 85 3038660.